Versand und Fulfillment sind bedeutende Kostentreiber im E-Commerce und machen 15-20 % des Gesamtumsatzes aus. Kommen dann noch unerwartet hohe Versandrechnungen hinzu, ist ein finanzieller Albtraum quasi vorprogrammiert.
Zuschläge oder fehlgeschlagene Zustellversuche können die Versandkosten schnell in die Höhe treiben. Das Schlimmste daran: Es ist nicht immer klar, woher diese zusätzlichen Kosten kommen. Zu allem Überfluss werden auch noch durchschnittlich 5 % der Pakete falsch berechnet – und du hast keine Ahnung, warum und wieso.
Doch das geht auch anders! Sehen wir uns vier Möglichkeiten an, wie du versteckte Versandkosten aufdecken und viel Geld sparen kannst.
Was sind die Ursachen für versteckte Mehrkosten beim Versand?
Eins ist klar: Einsparungen bei den Versandkosten wirken sich stark auf die Gewinnmarge aus. Aber ohne intelligente Daten, mit denen du überprüfen kannst, ob alle Positionen auf der Rechnung korrekt sind, wird das schnell zur Herausforderung.
Doch wie entstehen versteckte Versandkosten eigentlich – und wie kannst du sie wieder loswerden? Wir verraten es dir.
3 häufige Arten von versteckten Kosten
Der weltweite E-Commerce-Markt wird bis 2025 voraussichtlich die gigantische Summe von 4,8 Billionen US-Dollar erreichen, wobei bis 2027 voraussichtlich fast 23 % aller Einzelhandelsumsätze online getätigt werden.
Dadurch steigt das ohnehin schon hohe Versandvolumen weiter an, was bedeutet, dass Logistikunternehmen noch schneller und effizienter liefern müssen. Das wirkt sich natürlich auch auf die Versandkosten aus – und plötzlich entdeckst du aus vielerlei Gründen immer mehr Abweichungen vom Standardpreis auf deinen Rechnungen.
Ein paar dieser Gründe sind beispielsweise ungenaue Preisberechnungen, Zuschläge, Schäden oder Verluste, unvorhergesehene Umstände bei der Zustellung und vieles mehr.
Sehen wir uns doch einmal die drei häufigsten Arten versteckter Kosten an, auf die du achten solltest.
1. Zuschläge
Zuschläge kommen häufiger vor, besonders wenn du sehr viele Pakete versendest. Es sollte dich also nicht überraschen, einen Zuschlag auf deiner Rechnung zu finden oder sogar denselben Zuschlag mehrfach zu erhalten. Dabei handelt es sich um zusätzliche Gebühren, die Paketdienste auf den vereinbarten Versandpreis aufschlagen.
Ein paar häufige Zuschläge sind:
- Treibstoffzuschläge
- Saisonale Zuschläge
- Zuschläge für private Zustellung
- Nicht knickbare Pakete oder Umschläge
- Unleserliche Adressen
- Falsche Gewichtsklassen
Die meisten Zuschläge werden berechnet, nachdem die Pakete bearbeitet wurden. Das hat einen großen Nachteil: Die Kosten sind weniger offensichtlich und können sogar erst später auf deiner Rechnung auftauchen.
Wenn du solche Zuschläge vermeiden willst, dann achte darauf, dass die Paketmaße mit den Angaben auf den Versandlabels übereinstimmen.
Bei Frachtlieferungen werden einige Zuschläge auch als Zusatzgebühren bezeichnet. Das passiert oft, wenn wegen Größe, Gewicht oder Verpackung zusätzliche Arbeit entsteht.
Ein weiteres Beispiel für eine Sonderleistung ist eine Hebebühne. Die benötigt ein Paketdienst, wenn er Pakete an einem Ort ohne Verladerampe abholen oder zustellen muss.
2. Fehlerhafte Daten
Auch ungenaue Daten und fehlerhafte Berechnungen tragen zu ungeplanten Kosten bei. Sie sind ebenso schwer nachzuvollziehen und machen den Prozess teuer und kompliziert.
Einige Fehler im Zusammenhang mit ungenauen Daten sind:
- Falsche Wechselkurse (bei internationalem Versand)
- Falsche Berechnung von Gewichten, Paket-/Palettenanzahlen
- Doppelte Sendungen auf derselben Rechnung
- Vertragsfehler, die zu Abweichungen zwischen vereinbarten und berechneten Tarifen führen
- Verpasste Mengenrabatte, die dazu führen, dass zu viel gezahlt wird (wenn mehr versendet wurde), oder Strafgebühren, weil die vereinbarten Mengen nicht erreicht wurden.
3. Nicht eingehaltene Lieferversprechen
Zu guter Letzt tragen auch nicht eingehaltene Lieferzusagen zu höheren Versandkosten bei. Kurz zum Verständnis: Damit sind Sendungen gemeint, die nicht innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens zugestellt wurden.
Stell dir vor, 20 deiner Pakete sollten als Expresslieferungen verschickt werden. Wenn die Zustellung dann (aus welchen Gründen auch immer) länger als 24 Stunden dauert, hättest du genauso gut eine Standardlieferung statt Premiumpreise bezahlen und viel Geld sparen können.
Premiumlieferungen sind teuer, vor allem beim internationalen Versand. Außerdem kostet es viel Zeit, Kundenbeschwerden zu bearbeiten und Lösungen anzubieten, damit deine Kunden ihre Bestellungen rechtzeitig erhalten – was sich ebenfalls auf deinen Umsatz auswirkt.
Und das Schlimmste daran? Wenn du keine passende Software hast, die diese nicht eingehaltenen Lieferversprechen für dich ermittelt, dann wirst du eventuell nie herausfinden, ob du nicht vielleicht zu viel bezahlt hast.
4 Wege, um versteckte Versandkosten aufzudecken
Jetzt kennst du die häufigsten Gründe für versteckte Kosten beim Versand – und wirst sie hoffentlich schneller erkennen als bisher. Aber wie kannst du sicherstellen, dass alle Rechnungen deiner Paketdienste jederzeit überprüft und korrigiert werden?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um solche Prüfungen durchzuführen. Wir stellen sie dir im Detail vor, damit du die beste Entscheidung für deinen Onlineshop treffen kannst.
1. Führe manuelle Audits durch
Manuelle Audits durchzuführen ist zwar eine gute Option, aber bestimmt nicht die beliebteste. Das hat oft zur Folge, dass Rechnungen vernachlässigt werden und Fehler unentdeckt bleiben. Aber je nachdem, wie groß dein Unternehmen ist und wie viele Pakete du im Schnitt versendest, könnten solche Audits durchaus machbar sein.
Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie du die Rechnungen deiner Paketdienste mit Excel manuell überprüfen kannst:
- Wirf einen Blick auf die Rechnungsdaten: Stimmen Rechnungsnummer, Datum, Artikel und Preise?
- Verifiziere die Anzahl der Sendungen: Die Gesamtzahl der versendeten Pakete muss mit den gescannten Ereignissen übereinstimmen.
- Überprüfe Größen- und Gewichtsangaben: Vergleiche deine selbst gedruckten Versandlabels mit den verfügbaren Angaben zur Größe und zum Gewicht deiner Pakete.
- Analysiere die Zuschläge: Auf deinen Rechnungen befinden sich Servicegebühren und sonstige Zuschläge. Prüfe genau, ob diese Kosten im Rahmen liegen oder der Gesamtbetrag viel höher ist als auf anderen Rechnungen. In solchen Fällen lohnt es sich, deinen Vertrag mit dem Paketdienst und die betroffenen Rechnungen miteinander zu vergleichen.
- Prüfe auf doppelte Kosten: Mehrmals in Rechnung gestellte Beträge kannst du manuell am leichtesten finden.
Nutze Tracking-Daten zum Abgleich: Vergleiche Rechnungen mit einer Übersicht aller Tracking-Daten, um Abweichungen zu finden und zu korrigieren.
Leider bedeutet dieser Prozess für mindestens einen deiner Mitarbeitenden einen zeitraubenden Mehraufwand – aber zum Glück gibt es viel bessere Möglichkeiten, Pakete zu auditieren! Und zwar:
2. Nutze Parcel Audit Software
Paketdienste müssen regelmäßig Millionen von Paketen abfertigen. Das geht eigentlich nur noch mit der passenden Software – und die wird immer intelligenter!
Dazu gehört auch Software zur Paketprüfung. Sie gleicht Verträge mit Paketdiensten sowie Bestell- und Paketdaten mit deinen Sendungen ab und findet automatisch Fehler und Zuschläge auf den Rechnungen.
Aber das ist noch lange nicht alles: Durch die Integration verschiedener Datenquellen kann die Software gründliche Audits durchführen und dir wichtige Insights liefern:
- Sie kombiniert mehrere Datenquellen wie Rechnungen, Verträge und Tracking-Informationen.
- Sie stellt dir detaillierte Informationen über die Rechnung zur Verfügung, einschließlich Zuschläge, falsche Gebühren, Duplikate und mehr.
- Sie verifiziert deine Sendungen und stellt sicher, dass sie wie geplant geliefert wurden.
- Sie meldet falsch in Rechnung gestellte Sendungen und gibt Prognosen zu künftigen Versandkosten ab.
- Sie verrät dir, wie du – je nach Umfang und Versandbedingungen – bei verschiedenen Paketdiensten eventuell Versandkosten sparen kannst.
Mit Software zur Prüfung von Paketen wie Shipping Intelligence für E-Commerce kannst du falsch berechnete Beträge identifizieren, dein finanzielles Reporting verbessern und generell Versandkosten sparen.
3. Arbeite mit einem externen Prüfer zusammen
Du kannst die Prüfung deiner E-Commerce-Sendungen natürlich auch einfach komplett auslagern. Externe Auditoren nutzen ihre eigene Software, um Versandrechnungen zu überprüfen.
Oft übernehmen sie auch die Verantwortung für die Rückerstattung von Speditionskosten. Drittprüfer sehen sich unter anderem folgende Daten an:
- Verspätete Lieferungen
- Verloren gegangene Pakete
- Doppelte Abrechnungen
- Gebühren für Adresskorrekturen
- Falsche Größen- und Gewichtsangaben
- Versäumte Rabatte
Externe Auditoren spezialisieren sich oft auf bestimmte Paketdienste. Wenn du mit mehreren Anbietern versendest, solltest du auf jeden Fall sicherstellen, dass sie das entsprechende Fachwissen mitbringen. Denk auch daran, die Gebühren zu berücksichtigen – Drittprüfer können schnell teuer werden und mögliche Einsparungen zunichte machen.
4. Beziehe zukünftiges Wachstum mit ein
Diese Methode ist vielleicht nicht die praktischste, um Rechnungen zu überprüfen, aber sie hilft dir trotzdem dabei, Kosten zu reduzieren und Zuschläge zu vermeiden.
Weißt du ungefähr, wie schnell dein Unternehmen in den kommenden Monaten oder Jahren wachsen wird? Dann kannst du bessere Angaben zum Umfang deiner Sendungen machen und im Idealfall günstigere Tarife mit deinen Paketdiensten aushandeln.
Und was ist mit effizienteren Versandmethoden? Falls du Wachstum in einem bestimmten Land voraussagen kannst, solltest du dich mit Lösungen für Third Party Logistics (3PL) beschäftigen, lokale Warenlager in Betracht ziehen oder Pakete sogar direkt an lokale Hubs schicken, um von regionalen Abholungen und Versandtarifen zu profitieren.
Aber das ist noch nicht alles. Hier sind weitere Vorteile, wenn du dein Versandvolumen prognostizierst:
- Du kannst Unterschiede zwischen geplanten und tatsächlichen Versandkosten sehen und Abweichungen besser erkennen.
- Du kannst herausfinden, ob du in zusätzliche Technologien oder Partner investieren solltest, um das Risiko von Fehlern zu verringern, die zu Ineffizienzen oder Extrakosten führen können.
- Mit einer Wachstumsprognose kannst du pünktlicher liefern und Fehlbestände oder Versandverzögerungen vermeiden. Wenn du in Zukunft ein bestimmtes Zielland beliefern willst, solltest du dir überlegen, welcher Paketdienst sich am besten dafür eignet. Durch Benchmarking kannst du die richtigen Entscheidungen treffen, um später so günstig wie möglich zu versenden.
Du siehst: Wenn du dein Wachstum prognostizierst, kannst du besser abschätzen, wie viele Pakete du in Zukunft versenden wirst, günstigere Preise mit Paketdiensten aushandeln und dein Paketdienstportfolio optimieren.
Nutze die Daten auf deinen Rechnungen, um Versandkosten zu sparen
Deine Rechnungen enthalten sehr viele wichtige Informationen. Es lohnt sich nämlich, Rechnungen nicht nur zu überprüfen, sondern sie auch proaktiv zu nutzen, um zukünftige Fehler und Zuschläge zu vermeiden.
Bewerte die Performance deiner Paketdienste
Rechnungsprüfungen helfen dir nicht nur dabei, herauszufinden, ob du zu viel zahlst – du kannst auch die Leistung von Paketdiensten bewerten! Wenn Rechnungen regelmäßig Fehler oder zahlreiche Zuschläge enthalten, solltest du vielleicht darüber nachdenken, andere Paketdienste zu nutzen.
Ein praktisches Beispiel wäre, alle Sendungen mit Zuschlägen zu prüfen. Überschreiten Paketmaße bestimmte Grenzen, erheben Paketdienste oft zusätzliche Gebühren. Wenn ein anderer Anbieter größere Maße zulässt oder eine spezielle Versandmethode dafür anbietet, könntest du durch einen Wechsel eine Menge Geld sparen.
Tipp: Auch wenn eine andere Versandart höhere Grundkosten verursacht, ist in den meisten Fällen die Basisgebühr inklusive Zuschlägen teurer als z. B. der Premium-Versand von großen Paketen.
Kontrolliere deine Service-Level-Vereinbarungen (SLAs)
Wie bereits erwähnt, kannst du durch das Prüfen deiner Rechnungen herausfinden, ob Paketdienste ihre Lieferzusagen einhalten. Besonders mit einer entsprechenden Software kannst du alle Daten des Paketdienstes mit deinem Vertrag abgleichen und Unstimmigkeiten identifizieren.
Wenn dein Paketdienst häufiger verspätet liefert und du Beweise dafür hast, kannst du mit diesen Informationen besser verhandeln. Du solltest deinen Paketdienst so schnell wie möglich kontaktieren, wenn er sich nicht an die Vereinbarungen hält!
Falls sich danach nichts ändert, kannst du mit den entsprechenden Daten die Angebote anderer Anbieter vergleichen und bei Bedarf den Paketdienst wechseln.
Überprüfe Rechnungen ganz automatisch – mit Sendcloud
Willst du deine Rechnungen automatisch überprüfen und intelligente Daten nutzen, um teure Zuschläge und hohe Versandkosten zu vermeiden? Wir von Sendcloud sind davon überzeugt, dass deine Umsätze nicht von Spekulationen abhängen sollten!
Deshalb kombiniert unsere intelligente Versandsoftware deine eigenen Verträge mit Paketdiensten und Daten automatisch mit dem größten Datensatz zu Versandereignissen in Europa. Unsere Funktion zur Rechnungsprüfung hilft dir nicht nur dabei, falsch berechnete Sendungen zu erkennen, sondern gibt dir auch Einblicke in zu erwartende Versandkosten – damit du nie wieder zu viel bezahlst.
Aber das ist noch nicht alles: Wir unterstützen dich auch dabei, jeden Bereich deines Versandprozesses zu skalieren – mit Integrationen für mehr als 100 nationale und internationale Paketdienste.
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